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Effizienz im Fuhrpark | Effiziente Fuhrparkgestaltung

05.05.2018 12:06:04

Effizienz der Fuhrparkgestaltung und Motivation  (5/2018)

Artikel 2 der fünfteiligen Serie „Effizienz im Fuhrpark“.

Autor: Michael Velte, Vorsitzender des VMF, Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften e. V. bis 3.5.2018. Er ist Geschäftsführer der autoexpo Deutsche Auto-Markt GmbH, Fernwald – einem Unternehmen der Deutschen Leasing Gruppe.
 

Die Zusammensetzung des Fuhrparks zu optimieren ist keine einfache Aufgabe, da es sowohl Image-, Kosten- als auch Motivationsaspekte in Einklang zu bringen gilt. Je größer das Unternehmen und damit die Flotte, je heterogener die Anforderungen und Einsatzbedingungen, desto komplexer ist diese Managementaufgabe.

Ein wichtiger Baustein für den Erfolg eines betrieblichen Fuhrparkmanagements ist die effiziente Gestaltung des Fuhrparks. Hier geht es einerseits um die Motivation der Fahrzeugnutzer und andererseits darum, Wirtschaftlichkeitsziele zu erreichen – durch Markenvielfalt sowie klare Vorgaben für die Fahrzeugauswahl und -ausstattung. Ein wichtiges Steuerungsinstrument ist dabei die Car Policy, die der Fuhrparkbetreiber gemeinsam mit seinem externen Dienstleister erarbeitet, zum Beispiel einer herstellerunabhängigen Leasinggesellschaft. Car Policy ist der englische Oberbegriff für die Dienstwagenregelung, Dienstwagenordnung oder auch Fuhrparkrichtlinien (Quelle: VMF Begriffsstandards „Fuhrparkmanagement“).
 
Tipps des VMF zur Car Policy.

Wichtige Inhalte sind …
 
  1. allgemeine gesetzliche Bestimmungen (UVV, Unterweisung etc.)
  2. die Auswahlmöglichkeit an ökonomisch-ökologisch sinnvollen Fahrzeugmarken und -modellen
  3. Zuzahlungen u. ä. der Berechtigungsgruppen nach Faktoren wie Hierarchie, Funktion oder Kostenrahmen pro Monat
  4. die optimale Haltedauer der Fahrzeuge, also maximale Laufzeit und/oder Kilometer
  5. die Prozesse für die Bestellung, Lieferung, Rückgabe etc.
  6. die Halterrechte und -pflichten, z. B. die pflegliche Behandlung des Fahrzeugs
  7. die Verantwortlichkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beim Dienstwagen
  8. die Servicenetze, die genutzt werden dürfen, z.B. Reparaturwerkstätten, Tankstellen, Reifenpartner 
Quelle: VMF Begriffsstandards „Fuhrparkmanagement“

Die Car Policy als Gestaltungsrichtlinie.
In der Car Policy wird u. a. festgelegt, wer welches Recht auf welche Fahrzeugkategorie mit welcher Motorisierung hat. Da das Regelwerk jedem Dienstwagenberechtigten vorliegt, kennt jeder seinen Auswahlrahmen, seine Rechte und Pflichten sowie Verantwortlichkeiten. Geregelt wird auch, wie der Fuhrpark konkret gestaltet ist – Faktoren von der herstellerübergreifenden, vielfältigen Marken- und Modellauswahl, der Motorisierung, über die Gesamtfahrleistung, die Sicherheits- und Nachhaltigkeitskriterien bis hin zu den Nutzungsbedingungen für private Zwecke. Bei der effizienten Gestaltung gilt es – weit über die reinen Anschaffungskosten hinaus – alle Kosten zu betrachten, die das Fahrzeug und der Fuhrpark insgesamt im Unternehmen verursacht. Daher schätzen viele Kunden die vom VMF empfohlene Vollkostenbetrachtung (Total Cost of Ownership).
 
Vollkostenbetrachtung (TCO) des Fuhrparks ist wichtig.
Bei der TCO fließen die reinen fahrzeugbezogenen Kosten wie Versicherungsprämien, Radiogebühren und Kfz-Steuern, Kraftstoffkosten, Fullservice-Beträge oder ggf. gesondert abgerechnete Kosten ein, zum Beispiel für neue Reifen, Wartungs- und Reparaturarbeiten. Ebenso werden Folgekosten der Ausstattung wie höhere Kraftstoffkosten berücksichtigt, die bspw. aufgrund der billigeren aber schwereren Stahlfelgen oder größeren Bereifung anfallen. Alle genannten Faktoren sind Stellschrauben, um den Fuhrpark effizienter zu gestalten. Neben Fragen der Organisation und der Technik spielt aber auch das Fahrverhalten der Nutzer eine wichtige Rolle, wenn man Kosten im Griff behalten will.

Andererseits werden Fuhrparkkosten erst wirklich transparent, wenn der gesamte Verwaltungsprozess berücksichtigt wird, also alle indirekten Leistungen weiterer Abteilungen in Zusammenarbeit mit dem Fuhrparkmanagement. Oft sind neben der eigentlichen Fuhrparkverwaltung noch die Personalabteilung, die Buchhaltung sowie der Einkauf involviert, deren anteilige Kosten ebenfalls zu berücksichtigen. Auch die Risiken gehören in eine Vollkostenbetrachtung, wie die realistische Kalkulation der Restwerte, wenn dieses Risiko nicht von einer Leasinggesellschaft übernommen wurde. Gerade am Ende der Nutzungszeit können nämlich beim Verkauf des Gebrauchten die eingeplanten Verkaufserlöse unerwartet unterschritten werden. Ein Risiko, das der Unternehmer beim gekauften Fahrzeugen selbst trägt. Besonders deutlich wird das aktuell. Welcher Unternehmer konnte es ahnen, dass es während des Einsatzes von Fahrzeugen zu einem „Dieselskandal“ kommen würde und Sekundärmärkte deshalb anders reagieren als ohne eine solche Krise.
Beim Leasing übernimmt der Leasinggeber das Restwertrisiko, was er aufgrund seiner jahrelangen Marktkenntnis und mit Hilfe von Restwertindizes und geeigneten Risikopuffern bereits zu Vertragsbeginn sorgfältig eingeschätzt hat. Auch für möglicherweise Unvorhergesehenes.
 
Fuhrparkeffizienz und Spaß sind kein Widerspruch.
Bei aller Fokussierung auf die „Total Cost of Ownership“ – oder heute auch schon häufig auf die „Total Cost of Mobility“ – trägt der Fuhrpark auch zur Motivation der Belegschaft bei. Er kann als ein wichtiges Bindungsinstrument dienen und durchaus auch gesuchte Fachkräfte am Arbeitsmarkt für das Unternehmen begeistern. Schließlich ist der Firmenwagen einerseits ein notwendiges Arbeitsmittel, andererseits ein sichtbares Zeichen der Anerkennung und der mobilen Unabhängigkeit, im Gegensatz zu den vielen Alternativen. Schließlich machen zufriedene Dienstwagenfahrer auch Werbung für ihren Arbeitgeber, der ihm das ermöglicht. Die mit einem Firmenwagen verbundene Unabhängigkeit bedeutet für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer unverzichtbare Lebensqualität. Dabei soll das Fahrzeug Spaß machen, gleichzeitig umweltfreundlich sein und den individuellen Bedürfnissen gerecht werden.
Um den Firmenwagen auch für andere, nicht dienstwagenberechtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Motivator zu nutzen, bieten manche Unternehmen so genannte "Cafeteria-Modelle" an, so dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedenen Angeboten des Unternehmens Teile ihre Entlohnung individuell zusammenzustellen können. Ein Firmenwagen wäre dann als Gehaltsbestandteil für alle im Unternehmen möglich. Wichtig ist jedoch, auf Fairness und Gleichbehandlung zu achten, denn an einem Dienstwagen, der jemanden ungerechtfertigt überlassen wird, können sich ganze Teams monatelang unnötig aufreiben.


Fazit: Aktiv hin zum #WirtschaftlichenFuhrpark zusteuern, der gleichzeitig motiviert.
 
Die vier wichtigsten Tipps des VMF zum effizienten Fuhrparkmanagement
 
  1. Eine klare Car Policy, die auch die Interessen der Personalabteilung und -vertretung berücksichtigt, hilft Ihnen, den Fuhrpark, seine Nutzung und seine Kosten gut zu steuern.
  2. Achten Sie auf die Umweltfreundlichkeit – niedrigere Motorleistung bei treibstoffarmen Motoren oder gerade für bestimmte Einsatzzwecke alternative Antriebe sparen Kosten und fördern außerdem das Image.
  3. Analysieren Sie Referenzfahrzeuge unter Vollkostengesichtspunkten (TCO) und greifen Sie dabei auf eine optimale Markenvielfalt zurück, so dass durch eine gut gefächerte Modellauswahl bei gleichzeitiger Berücksichtigung der Rahmen- und Kostenanforderungen, für jeden das Richtige dabei sein kann.
  4. Motivation – lassen Sie Freiheiten bei der Fahrzeugkonfiguration und -auswahl. Das schließt klar definierte Richtlinien nicht aus. Beachten Sie dabei, dass einige Sonderausstattungen wie z. B. Breitreifen höhere Folgekosten mit sich bringen.

Es gibt immer noch Unternehmen, die keine schriftlich fixierte Car Policy haben, auch wenn ihr Fuhrpark mehr als 50 Fahrzeuge umfasst. Doch jedes betriebswirtschaftlich stringent geführte Unternehmen sollte diese Grundlagenarbeit machen bzw. sich dabei von Fachleuten unterstützen lassen, um effizient zu steuern und nicht mögliche Freiheiten in der Dienstwagennutzung als verdeckte Kostenverursacher laufen zu lassen. In der Car Policy können auch gewünschte Imageaspekte systematisiert werden. Sollten Unternehmen beispielsweise nicht wollen, dass der Vertriebsmitarbeiter mit ausgefallenen Fahrzeugmodellen zum Kunden fährt, weil sie Assoziationen beim Kunden befürchten wie „deren Preise sind zu hoch, damit sie sich das leisten können“, kann die Car Policy solche Dinge ausschließen. Dennoch sollte eine Marken- und Modellvielfalt ermöglicht werden, um einen erheblichen Beitrag zur Mitarbeitermotivation zu leisten – passend sowohl zur Welt der Kunden, als auch zum Selbstverständnis der Mitarbeiter und des Unternehmens.

Die Praxis zeigt, dass ein Dienstleister, der die ganze Markenvielfalt anbietet, wie eine herstellerunabhängige Leasinggesellschaft alle Wünsche und Anforderungen der Kunden umsetzen kann. Umso mehr steigt der Bedarf an neutraler Beratung zur Wirtschaftlichkeit und Zukunftsorientierung der Fuhrparks (#WirtschaftlicherFuhrpark) nicht nur bei Neukunden. Die Motivation, Optimierungen und Kosteneffizienz stehen im Fokus der Fuhrparkgestaltung. Sie zu erreichen kann durch kleinere, umweltfreundlichere Antriebe, den Umstieg auf preiswertere Hersteller/ Modelle oder auch Maßnahmen wie eine höhere Selbstbeteiligung bei der Versicherung realisiert werden. In der Gestaltung des Fuhrparks stecken viele Stellschrauben, die – richtig miteinander angewendet – den Fuhrpark zielführend und effizient machen.


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