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VMF Service Plus® senkt Prozesskosten in Werkstätten

04.01.2016 11:00:00

VMF Service Plus® reduziert 30% der Prozesskosten in Werkstätten

Werkstattpartner zufrieden: Über 7.000 Vorgänge im Monat / Verarbeitete Werkstatt-Vorgänge haben sich seit 2013 verdoppelt / 2.078 Werkstätten nutzen den automatisierten Managementprozess für Wartung & Inspektion / Alle gewinnen


Bad Homburg, Januar 2016. Seit fast vier Jahren bieten die Mitgliedsgesellschaften des Verbandes der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften (VMF) gemeinsam mit dem technischen Dienstleister Control€xpert akkreditierten Werkstätten mit VMF Service Plus® (VSP) eine effiziente Online-Abwicklung an, wenn ihre Fuhrparkkunden die Fahrzeuge zur Wartung oder Reparatur in eine Werkstatt ihrer Wahl bringen. 2.078 Markenwerkstätte von Opel, Ford, Volkswagen, BMW inklusive Mini, Audi und Mercedes nutzen diese Möglichkeit derzeit. Das Ergebnis: VSP erhöht nicht nur die Qualität und Zuverlässigkeit des Prozesses, sondern spart gleichzeitig den akkreditierten Werkstätten Zeit und Geld. „Sukzessive wollen wir alle Werkstattpartner überzeugen, die mehrere unserer über 500.000 VMF-Fuhrparkfahrzeuge betreuen“, sagt Michael Velte, Vorstandsvorsitzender des VMF und Geschäftsführer der Deutschen Leasing Fleet. Das sei für alle am Prozess Beteiligten sinnvoll und vorteilhaft.
 
„Bis zum Ende 2015 haben wir rund 90.000 Vorgänge mit über 260.000 Belegen verarbeitet haben“, so Velte. Eine Steigerung von 25.000 Vorgängen innerhalb eines Jahres. Bei Nicht-Nutzern oder bevor VMF Service Plus® (VSP) – der automatisierten Managementprozess für Wartung und Inspektion – zum Einsatz kam, muss bzw. musste die Werkstatt die Freigabe meist telefonisch oder per Fax anfordern. Dabei kam es öfters zu Verzögerungen, da die Ansprechpartner nicht sofort zu erreichen waren. Anschließend wurde das Fahrzeug repariert. Hier hat die Werkstatt öfter auf eigenes Risiko kleine Reparaturen ausgeführt, die sie als sinnvoll und notwendig erachtete. Wenn einzelne Rechnungsbestandteile allerdings nicht zu den Leasing-Vereinbarungen passten und nicht im Vorfeld freigegeben wurden, konnten einige Unstimmigkeiten, mit anschließenden telefonischen und schriftlichen Diskussionen entstehen. Bis es zu einer Einigung kam, konnten schon mehrere Wochen vergehen. Zeit, in der die Werkstatt kein Geld erhielt und bis zu sechs Wochen in Vorleistung treten musste.
 
„Der komplette Prozess hat sich mit VMF Service Plus extrem verbessert“, berichten teilnehmende Werkstattleiter unisono. Sie holen online die Freigabe bei der Leasinggesellschaft ein und erhalten über die Prüfberichte im Falle einer Reparaturablehnung den Grund anhand der Fahrzeugvertragsdaten genannt, die für sie relevant sind, so dass sie eine gute Transparenz haben, was gemacht werden darf und was nicht. Denn werkstattrelevante Vereinbarungen zwischen Leasinggeber und Kunden können höchst unterschiedlich sein. Alle Reparaturen, die unter 100 Euro betragen, können direkt durchgeführt und berechnet werden, alles darüber benötigt eine Freigabe, die  online erteilt wird. Sind im Verlauf der Reparatur weitere Maßnahmen (Erweiterungen) notwendig, werden diese auf Anfrage der Werkstatt und bei Vertragskonformität, von der Leasinggesellschaft  ebenfalls schnell online freigegeben. „Das Risiko für die Werkstatt, auf möglicherweise nicht abgedeckten Reparaturkosten sitzen zu bleiben sinkt in diesem Prozess auf null Prozent“, so Velte. Und dieser Prozess läuft in der gleichen Art und Weise bei fünf Leasinggesellschaften. Reklamationen und Diskussionen zur Rechnung entfallen. Der VMF verspricht, dass in der Regel  jede Werkstatt in weniger als zehn Arbeitstagen nach der Rechnungsstellung das Geld auf ihrem Konto hat, die Praxis zeigt, dass diese VSP akkreditierten Werkstätten jedoch bereits nach 5 Tagen ihre Rechnung bezahlt erhalten.



Fazit: Selbst wenn ab Januar die Nutzung der Plattform kostenpflichtig wurde, überwiegen weiterhin die Vorteile. Da alles online geht, werden heute bei jeder teilnehmenden Werkstatt bis zu 30 Prozent der Prozesskosten sowie erheblich Zeit und Ärger gespart. „Zeit, die dem Serviceberater für den Kunden zusätzlich zur Verfügung stehen kann“, sagt Velte. Die Rechnungsdaten werden online übertragen und direkt bei der VMF-Leasinggesellschaft verarbeitet. „Reklamationen gibt es heute so gut wie keine mehr“, so der VMF-Chef. Der komplette Prozess ist auch für die Mitarbeiter an der Serviceannahme entspannter. Auch davon profitieren die Kunden. Velte: „Wir freuen uns über jede teilnehmende Werkstatt, welche die Vorteile von VMF Service Plus jetzt auch für sich entdeckt. So können wir gemeinsam die Prozesse schneller und effizienter – auch im Interesse unserer gemeinsamen Kunden – gestalten“.

Weitere Informationen zu „VMF Service Plus® sowie das Themenvideo auf dem VMF-Youtubekanal.

(Links von Veröffentlichungen)
 
Bfp |vmf-gute-resonanz-auf-service-plus | 14.1.2016

Autoservicepraxis zu effizienten Prozessen mit VMF Service Plus; Autoflotte über VMF Service Plus